Imieniny obchodzą:

Florian, Jolanta, Łazarz, Olimpia, Warwara, Żyrosław.


Co może być kosztem w firmie? Wyjaśnia Tomasz Smolarek.

Przedsiębiorcy często zastanawiają się jakie wydatki można zakwalifikować do kosztów w firmie. W poniższym artykule próbuję nieco przybliżyć temat.

 

Na gruncie podatku dochodowego KOSZTEM jest każdy wydatek, który jest związany z przychodem – osiągniętym lub możliwym do osiągnięcia. Wg tej definicji zakup towaru do odsprzedaży jest kosztem, bo spodziewamy się przychodu w momencie gdy dany towar zostanie sprzedany. Podobnie kosztem jest faktura za abonament telefoniczny, bo bez tego wydatku nie moglibyśmy np. zamówić towarów. Według tej samej definicji kosztem nie będą zakupy artykułów spożywczych na domowy obiad bo właściciel firmy musi jeść niezależnie od tego czy prowadzi działalność gospodarczą czy też nie.

 

Co zatem można zaliczyć do kosztów?

 

Koszty związane z użytkowaniem samochodu

Jeśli posiadamy prywatne auto (niebędące środkiem trwałym) to koszty jego użytkowania mogą być kosztami uzyskania przychodu. Do takich kosztów zaliczać się będą wszystkie wydatki eksploatacyjne (paliwa, płyny, smary itp.) oraz ewentualne naprawy. Nie ma ograniczeń kwotowych w takich wydatkach, jednak zaliczenie w koszty następuje na podstawie przejechanych kilometrów, przeliczanych na złotówki wg współczynnika ogłoszonego przez Ministra Finansów. Księgowana kwota kosztów nie może być wyższa niż przejechane kilometry przeliczone na złotówki. Oczywiście przejazdy muszą być w jakiś sposób związane z prowadzoną działalnością – mogą t być wyjazdy do klienta, do hurtowni, czy w inne miejsca w celach firmowych.

 

W przypadku współpracy z Biurem Rachunkowym klient powinien dostarczyć faktury kosztowe związane z danym samochodem oraz ewidencję przejazdów. Kwotę do zaksięgowania w koszty wylicza Biuro.

 

Ten sposób rozliczania kosztów dotyczy każdego samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym, niezależnie od tego, kto jest jego właścicielem. Auto może być użyczone przez inną osobę albo wynajęte przez firmę.

 

Auta leasingowane traktowane są jak będące środkami trwałymi i koszty rozliczane są na zasadach ogólnych

 

Koszty związane z miejscem prowadzenia działalności

 

Każda działalność prowadzona jest w konkretnym miejscu. Według przepisów prawa w Urzędzie Gminy należy zgłosić wielkość powierzchni wykorzystywanej do prowadzenia działalności, gdyż wpływa to na wysokość podatku od nieruchomości. Podatek ten stanowi koszt uzyskania przychodu.

 

Siedzibę firmy można odpowiednio wyposażyć. Może tu chodzić o meble, takie jak biurko, szafa na dokumenty, wieszak na ubrania dla klientów, stół konferencyjny czy krzesła. W kosztach mogą też znaleźć się sprzęty wykorzystywane do prowadzenia działalności: maszyny, komputery, drukarki, niszczarki dokumentów i inne. Wg stanowiska większości Urzędów Skarbowych kosztem będą też wydatki na wyposażenie kuchni i artykuły spożywcze przeznaczane dla klientów (kawa, herbata, cukier, ciastka itp.). Wydaje się jedynie, że należy zachować umiar w klasyfikowaniu nabyć na takie cele.

 

Bieżące wydatki związane z utrzymaniem biura oczywiście należy zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Znajdziemy tu wydatki na artykuły biurowe (papier do drukarki, długopisy, notesy itp.), utrzymanie telefonów i dostępu do Internetu czy też opłaty za monitoring i nadzór grup interwencyjnych (ochrona).

 

A co z wydatkami za energię elektryczną, gaz, ogrzewanie itp.? Ich zaliczenie także jest możliwe, jednak proporcjonalnie w części przypadającej na działalność. Proporcja ta nie musi być bezpośrednim przełożeniem proporcji powierzchni przeznaczonej na działalność w stosunku do całości powierzchni mieszkania czy domu – a który to przelicznik wydaje się najbardziej bezpośrednim. W zależności od rodzaju działalności wydatki mogą stanowić większy lub mniejszy ułamek. Przykładowo działający 24 godziny na dobę komputer firmowy (serwer) będzie zużywał więcej energii elektrycznej niż urządzenia prywatne włączane co jakiś czas. Przedsiębiorca może ustalić, że jego koszty są wyższe niż proporcjonalne do powierzchni.

 

Oczywiście jeśli dana nieruchomość jest w całości przeznaczona pod działalność to współczynnik najpewniej będzie wynosił 100%.

 

Inne koszty w firmie

 

Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się też wydatki służące podtrzymaniu źródła dochodu, nawet jeśli same bezpośrednio nie przyczyniają się do jego wytworzenia. Takimi wydatkami mogą być ubezpieczenia. Choć sam wydatek na polisę ubezpieczeniową nie generuje żadnego przychodu ani wprost się do niego nie przyczynia, to zabezpiecza jego źródło. Dlatego polisy ubezpieczeniowe mogą być uznane za koszty firmy.

 

Inne wydatki to koszty szkoleń i podnoszenia kwalifikacji. Jeśli dane szkolenie jest związane z profilem działania firmy (aktualnym lub przyszłym) to można uznać, że stanowi ono koszt uzyskania przychodu. W obecnych czasach nie waham się zaliczyć do kosztów wydatków na szkolenia językowe; klienci obcojęzyczni to spora grupa docelowa.

 

Warto też pomyśleć o wydatkach na różnego rodzaju promocję i reklamę. Mogą to być zakupy wizytówek, folderów reklamowych, projekty graficzne logo czy witryn internetowych a także ogłoszenia w mediach. Dobrze zaplanowane akcje promocyjne mogą skutkować rzeszą nowych klientów.

 

Podsumowanie

 

„Szukanie kosztów” i obniżanie podatków bywa wyzwaniem. Niejednokrotnie na etapie dokonywania zakupu trudno jest sprecyzować czy będzie on kosztem w firmie. Sugeruję by w takich sytuacjach dokonywać zakupu na fakturę, by móc później, we współpracy z księgowym ustalić jak zaklasyfikować dany zakup.

 

Należy pamiętać, że przedsiębiorca musi udowodnić związek poniesionego kosztu z osiągniętym lub nieutraconym przychodem. Na nim spoczywa taki obowiązek. Dlatego w rozmowie z księgowym warto podać swoje dowody i zapytać czy w opinii drugiej strony są one wystarczająco mocne. Trzeba pamiętać, że jeśli Urząd uzna podczas kontroli że dany wydatek nie stanowi kosztu, to powstaje dodatkowy dochód i podatek od niego. Jeśli kontrola ma miejsce kilka lat po rozliczeniu podatkowym roku, koszty odsetek od niezapłaconego podatku mogą być wysokie, dlatego nie warto się na nie narażać.

 

Szukajmy kosztów jednocześnie rozsądnie podchodząc do optymalizacji podatkowej.

SMOLarek

Tomasz Smolarek

Dodaj komentarz

KALENDARZ

Grudzień 2017
P W Ś C P S N
« lis    
 123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031

Gmina TERESIN – BIP

BIP Teresin

DODAJ OGŁOSZENIE DROBNE – MAX. 60 ZNAKÓW – ZA DARMO

Facebook